自分一人の仕事でも、月に一度しか行わない作業は思い出す時間がかかります。長いマニュアルを作るより、開始条件と終了条件、迷った時の扱いを一枚へ残す方が使いやすい場合があります。

ここで提案する手順書は、業務をAIへ任せる前の準備にも使えます。どのサービスを契約するかが決まっていなくても作れます。

一枚に残す7項目

手順だけを並べると、材料が足りない時や失敗した時の対応が抜けます。次の7項目を埋めます。

項目書くこと
開始条件何が起きたら実行するか
入力使うファイル・記録と正しい版
出力何を作り、どこへ置くか
手順順番と、途中で人が判断する場所
完了条件終わったと判断する確認項目
例外止める条件と連絡・確認先
戻し方修正前の状態へ戻す方法

入力と出力の置き場所が決まらないうちは、自動化しても探す時間が残ります。最初に「最新版がどこにあるか」を一つに決めてください。

記入例：請求書を送る前の確認

次は架空の事業の内部作業例です。税額の計算や法令上の必要項目を説明するものではなく、元の合意内容と文書を照合する手順です。

作業名：請求書送付前の照合
開始条件：納品が完了し、請求内容を担当者が確定した時
入力：確定した見積書、納品記録、請求書の下書き
出力：確認済みPDFと確認日を記した作業メモ

手順：
1. 見積書が確定版であることを確認
2. 取引先名、対象期間、品目、金額を照合
3. 差がある項目を作業メモへ列挙
4. 差が解消したらPDFを保存
5. 宛先を人が確認して送信

完了条件：差が解消済み、PDFの内容と宛先を確認済み
例外：金額・条件が違う時は送信せず、合意内容を確認
戻し方：送信前のPDFを修正し、旧版は「旧版」へ移動
最終確認日：

「AIが差分を見つける」工程を追加する場合も、差がないという出力だけで確認済みにしません。計算や合意内容の確定は、根拠資料と人の確認が必要です。

手順は動詞で書く

「請求書の確認」より「見積書と請求書の金額を照合する」の方が、何をするか明確です。形容詞だけの完了条件も避けます。「きれいに整理する」ではなく「対象月と取引先でファイルを探せる」と書きます。

手順が一行に収まらない時は、複数の判断が含まれていないか確認します。「作成してチェックして送信する」は、少なくとも三工程です。分けることで送信前に止める場所も見えます。

空欄のまま使えるテンプレート

作業名：
開始条件：
入力と正しい版の確認方法：
出力と保存先：
手順：
  1.
  2.
  3.
完了条件：
止める条件：
元に戻す方法：
更新が必要になるきっかけ：
最終確認日：

画面のボタン名を細かく書きすぎると、表示変更のたびに手直しが必要になります。「確定版をPDFで保存」のような目的を先に書き、迷う画面操作だけ補足します。どこまで詳しく書くかは、次回の自分が再現できるかで決めます。

一度、手順書だけで実行して直す

完成後は、頭の中の知識を使わず、書いてあることだけで小さな例を処理します。探したファイル、迷った判断、止まった工程に印を付けます。その箇所だけを書き足すと、使わない説明を増やさずに済みます。

一度に全業務を文書化する必要はありません。頻度が低く忘れやすい作業、間違えると手戻りが大きい作業から一つ選びます。更新のきっかけも「利用する書類が変わった時」のように決めれば、毎週の見直しは不要です。

運用開始後の例外や復旧手順は、止め方を先に決める運用メモへつなげてください。